A organização de documentos é muito importante, pois as consequências da desorganização podem custar caro ao negócio. Então, verifique algumas iniciativas que podem ajudar a organizar os documentos da empresa.

Quer entender melhor sobre esse assunto? Continue acompanhando com atenção o artigo. Abaixo, você encontra 4 dicas indispensáveis para organizar documentos do seu negócio.

Boa leitura!

1. Defina um local exclusivo para guardar os documentos

documentos armazenados

De forma geral, a melhor estratégia para organizar os documentos de uma empresa é escolher um ambiente para armazenar esses papéis. Esse espaço deve ser utilizado exclusivamente para essa função, sendo assim, contratar um self storage é uma excelente ideia.

Leia também: Saiba como guardar documentos fiscais com segurança.

Embora seja possível digitalizar os documentos e arquivá-los em plataformas online, nem tudo pode ser armazenado dessa forma, certo? Alguns papéis precisam ser guardados fisicamente.

Há diferentes documentos que necessitam ser impressos e guardados para que o funcionamento correto do negócio seja assegurado perante vários órgãos.

E devido a essa importância, não dá para colocar os documentos em qualquer espaço, correndo o risco de sofrer prejuízos materiais ou até financeiros.

Consequentemente, é necessário de um lugar seguro, acessível e de fácil organização. A melhor opção para lidar com essa questão é o self storage, certamente, diversos benefícios serão colhidos a partir dessa decisão.

2. Separe todos os documentos

documentos sendo organizados

A segunda etapa no processo de organização de documento consiste em separar os papéis, porém não há uma única forma de realizar essa fase, já que dá para organizar a documentação por tema, data, cliente, ou seja, da maneira que desejar.

De forma geral, a separação é necessária, visto que ajuda no momento de acessar um documento específico.

Leia também: Por quanto tempo guardar documentos da empresa?

Compreenda que dá para colocar em uma pasta apenas os contratos, em outro compartimento disponha os documentos apenas de fornecedores, da forma que for mais interessante para a empresa.

Essa é uma prática bastante comum por diferentes tipos de organizações. Além de separar os documentos de alguma maneira, use nomenclaturas rápidas e padronizadas para que qualquer papel seja acessado sem nenhum problema.

3. Pense em diferentes camadas

Após organizar documentos da sua empresa considerando a dica anterior, certamente, dá para acrescentar outras camadas, para tornar ainda mais restrita essa divisão.

É justamente nessa etapa que entra a subpasta. Essa estratégia auxilia a desenvolver grupos lógicos dentro de grandes categorias. Em uma pasta com documentos de fornecedores, por exemplo, dá para ter a subpasta para cada um dos contratos.

4. Recorra aos benefícios da tecnologia

documentos armazenados na nuvem

Nem todo documento precisa ser armazenado de forma física, isso já sabemos hoje em dia.

Logo, é possível digitalizar essa papelada e guardar tudo em ambiente digital. É uma opção prática e segura atualmente.

Alguns documentos podem ser salvos em nuvem e é uma estratégia bem prática e traz facilidade ao acesso. Portanto, tudo aquilo que não precisa estar disponível em forma de papel, pode seguir para a digitalização.

E então? Conseguiu aproveitar alguma dessas dicas? Acesse o nosso site e conheça melhor a solução self storage, inclusive fazendo um orçamento simplificado.