Possuir uma empresa significa ter de lidar com alguns documentos específicos, como os trabalhistas, fiscais e contábeis. O armazenamento adequado e a organização são fundamentais para facilitar a rotina e evitar problemas. Mas conforme os anos passam e a papelada acumula, surge a dúvida: por quanto tempo guardar documentos da empresa?

A resposta dessa questão não é tão objetiva. Na verdade, cada tipo de documento deve ser preservado por um período de tempo segundo a lei, isso vale até mesmo após o fechamento da empresa. Para se organizar melhor, veja por quanto guardar os documentos da empresa.

Primeiro, por que é importante guardar?

O principal motivo é porque os documentos da empresa validam a legalidade das ações dela em muitos setores. Esses papéis funcionam como provas de que algo foi feito corretamente e dentro do prazo previsto, cumprindo o que especificam as leis.

Assim como uma pessoa física deve guardar os recibos para provar que realizou pagamentos e poder cobrar pelo serviço ou produto, o mesmo vale para as operações e negócios de uma empresa.

As contas de energia elétrica, de aluguel do espaço, os recibos dos fornecedores, entre outros documentos, podem ser apresentados caso haja problemas de fornecimento.

A preservação desses papéis também é importante para apresentar em caso de auditoria ou processo trabalhista. Nesses casos, se a empresa não apresentar os documentos requisitados, ela pode perder processos e pagar multas. Mesmo se não tiver cometido erro ou crime, por não ter como provar, é constatada a irregularidade.

Quais documentos guardar e por quanto tempo?

O tempo varia dependendo do tipo de documento. Veja só:

Para guardar por dois anos:

  • Termo de rescisão de contrato de trabalho, ou documentos de afastamento do trabalhador;

  • Também é preciso guardar por esse tempo o pedido de demissão e o aviso prévio.

Documentos tributários para guardar por cinco anos:

  • Programa de Integração Social (PIS);

  • Contribuição Social sobre Lucro Líquido (CSLL);

  • Contribuição para Financiamento da Seguridade Social (Cofins);

  • Simples Nacional;

  • Notas Fiscais;

  • Livros Fiscais e Contábeis;

  • Sistemas eletrônicos de dados de Escrituração Fiscal;

  • DASN;

  • DIPJ;

  • DCTF;

  • DIRF;

  • Declaração de Ajuste Anual.

Documentos trabalhistas para guardar por cinco anos:

  • Contribuição Previdenciária (GPS);

  • Contribuição Sindical (GRCSU);

  • Recibo de pagamento de salário;

  • Recibo de pagamento de 13º salário;

  • Controle de ponto;

  • Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED);

  • Relação Anual de Informações Sociais (RAIS).

Documentos trabalhistas para guardar por 10 anos

  • Folha de pagamento;

  • Dados trabalhistas e previdenciários de sistemas eletrônicos.

Documentos trabalhistas para guardar por 30 anos

  • Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS);

  • Guia Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (GFIP);

  • Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS e da Contribuição Social (GRFC).

Documentos para guardar por prazo indeterminado

  • Contrato de trabalho e ficha de registro do funcionário.

Qual a melhor solução para guardar documentos da empresa?

Como você pode ver, o tempo que alguns documentos devem ficar guardados é extenso. Por isso, é fundamental encontrar uma maneira eficiente para preservá-los, sem que isso signifique comprometer o espaço físico da empresa.

Aliás, organização é muito importante para o fluxo de trabalho na empresa. Entenda como e por que organizar o seu ambiente de trabalho.

Uma solução segura é contratar o serviço de self storage. Como a maioria da papelada não é manuseada com frequência, essa solução libera espaço dentro das instalações da empresa.

Ainda é possível escolher entre opções diferentes de tamanhos de boxes, para encontrar um que solucione a necessidade de espaço para arquivamento.

Agora que está mais claro por quanto tempo guardar os documentos da empresa, entenda melhor o serviço de self storage: o que é, como funciona, o que armazenar. E acesse outras publicações do blog da Estoque Bem.